看《反恐24小時(shí)》，學(xué)職場(chǎng)時(shí)間管理
發(fā)布時(shí)間：2009-11-05 09:18:47
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除卻個(gè)人的稟賦差異以及機(jī)遇不同的因素之外，有研究表明，最終導(dǎo)致職場(chǎng)人士前途迥異的最大根源就在于時(shí)間的利用效率上——同樣工作八小時(shí)，時(shí)間效率利用極高的人可以處理十件事，而時(shí)間管理差的人則只能平均處理2－3件事，其中的差距竟然可以高達(dá)三倍！以相差如此大之工作效率，一年下來(lái)，效率高的與效率低的人其產(chǎn)出結(jié)果相差極為巨大，這也就讓我們可以理解，為何在同等條件下，不同的職場(chǎng)人士的仕途命運(yùn)會(huì)相差如此之巨大。
所以，如何更好進(jìn)行時(shí)間管理，讓有限的工作時(shí)間創(chuàng)造出更好的業(yè)績(jī)價(jià)值，這是每一個(gè)職場(chǎng)人士都必須高度重視的事情。
如何在時(shí)間高度緊迫性的情況之下，盡自己的智慧與才智處理最關(guān)鍵事件，2008年年底推出的美國(guó)熱門電影《反恐24小時(shí)》 （電視連續(xù)劇《反恐24小時(shí)》的電影版）在這方面有了最精彩的演繹。
故事開始于凌晨十二時(shí)，主角美國(guó)政府反恐怖組織成員包杰克（Jack Bauer）正于妻子包達(dá)麗（Teri Bauer）在家中，杰克突然接到組織急召，原來(lái)組織收到消息，有一恐怖組織正進(jìn)行暗殺總統(tǒng)候選人柏大衛(wèi)（David Palmer）的行動(dòng)。反恐怖組織上下頓時(shí)氣氛緊張，杰克上司更叮囑杰克要秘密進(jìn)行調(diào)查，更不可隨便洩露行蹤；因?yàn)樗麘岩山M織內(nèi)部可能暗藏著奸細(xì)，而且，數(shù)目可能不只一個(gè)。于是杰克在24小時(shí)內(nèi)，開展了一系列的調(diào)查與追蹤，在有限時(shí)間內(nèi)，完成了一系烈驚心動(dòng)魄的反恐工作。
《反恐24小時(shí)》情節(jié)緊湊，故事非常曲折緊張，令到所有觀眾都懷著極大的期待心理去等待下一個(gè)可能出現(xiàn)的驚險(xiǎn)情節(jié)，以及期待著主角杰克如何一一化解各種險(xiǎn)阻。拋開反恐情節(jié)方面的內(nèi)容，從時(shí)間管理的角度，這部影片帶我們的啟示或許就是如何在高度有限的時(shí)間內(nèi)，在高壓力工作下，令自己保持冷靜，并著手一一處理各種復(fù)雜事情，最終成功完成指定目標(biāo)。
從職場(chǎng)時(shí)間管理上，我們應(yīng)該掌握如下三條法則：
一、制定計(jì)劃明確方向，找出關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)因素
在《反恐24小時(shí)》之外，杰克在午夜12點(diǎn)接到反恐命令，他必須在24小時(shí)之內(nèi)完成一系列的跟蹤、調(diào)查、偵探才能成功破解恐怖集團(tuán)的陰謀。可以說(shuō)，他在有限時(shí)間中所面臨的工作量無(wú)比巨大。在如此繁雜工作之前，杰克所做的第一件事就是理清思路，先從最關(guān)鍵的地方下手——即跟蹤恐怖集團(tuán)頭目的電話，以此為破突口再一一來(lái)理順?biāo)械氖虑椤?/p>
在職場(chǎng)中進(jìn)行時(shí)間管理，我們同樣要遵循一樣的思路，盡管每一天開始工作時(shí)，會(huì)覺得工作事務(wù)很多很雜亂，我們要做的第一件事就是拿出筆記本，在半個(gè)小時(shí)內(nèi)，說(shuō)服自己心平氣和地把當(dāng)天要完成的事務(wù)一一記錄下來(lái)，并且按著重要及緊急程度來(lái)排序。排完序之后，再根據(jù)工作的大小，在每一項(xiàng)工作后面寫上完成的時(shí)間限度。在這件工作梳理的過程，我們就會(huì)清晰地知道自己一天的工作重心在哪，并且提醒自己完成每一項(xiàng)工作都必須在約定的時(shí)間限度之內(nèi)。如此堅(jiān)持下去的訓(xùn)練，將使你的時(shí)間利用效率變得越來(lái)越高，因?yàn)轵?qū)動(dòng)自己提高效率的是自己的內(nèi)心壓力，而不是外界的監(jiān)督。
二、不要把額外的“猴子”往自己身上背
在時(shí)間管理方面，有一個(gè)著名的理論叫“背上的猴子”理論。這是美國(guó)企業(yè)管理作家Johnny Kaufman在其著作《Monkey Off Your Back》中提出的。內(nèi)容大致是說(shuō)別把大小事都攬?jiān)谏砩�，就像是背上背了一只猴子，你還能活動(dòng)自如嗎？
“背上的猴子”理論意在提醒那些職場(chǎng)管理者，應(yīng)該將時(shí)間放在最重要的問題上面，而不是幫下屬們照顧他們自己的猴子。身為管理者，必須有辦法讓員工們能夠自己照顧自己的猴子，讓他們真正地管理自己的工作，解決屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)的問題。這樣，管理者才有足夠的時(shí)間去做規(guī)劃、協(xié)調(diào)、創(chuàng)新等重要工作，讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)持續(xù)良好的運(yùn)作。
“背上的猴子”理論適用的不僅僅是公司管理者，對(duì)于每一個(gè)職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，此理論同樣有深刻的啟示意義。在每一天的工作時(shí)間中，除了自己的本份工作，總是有各種各樣的額外事務(wù)來(lái)打斷你的正常工作進(jìn)展，如其他部門的協(xié)助請(qǐng)求，如公務(wù)之外的應(yīng)酬。如果從最初開始，你因?yàn)槊孀釉�，陸續(xù)接收下一二只“猴子”，到后來(lái)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)越來(lái)越多的“猴子”要求你接納，最終你將煩不勝煩，正常工作效率直線下降——所以，找出適當(dāng)?shù)木芙^理由，以適合的方式拒絕額外的“猴子”，這是提升職場(chǎng)工作效率的重點(diǎn)工作。
三、把握自己的專注力時(shí)間周期
從人正常的生理變化來(lái)說(shuō)，每個(gè)人一天都有一個(gè)專注力高低變化的曲線，有些人是早上專注力最佳，精力最旺盛，有些人則是專注力在黃昏時(shí)達(dá)到高峰。了解自己專注力時(shí)間變化周期，有助于清晰知道自己在一天有效工作時(shí)間中，哪一個(gè)時(shí)間段中工作效率最好，哪一個(gè)時(shí)間段工作效率明顯下降——而接下要做的就是，根據(jù)自己的專注力時(shí)間周期去適當(dāng)分配一天要完成工作的安排，難度高的、需要高度專注的事務(wù)放在專注力高的時(shí)間段，反之則放在專注力低的時(shí)間段。這樣的時(shí)間分配不僅可以使到在有限工作時(shí)間中，產(chǎn)出效率最高，而且也能令自己工作時(shí)心理更為愉悅。